CCN SERVİS İŞLETME VE YÖNETİM HİZMETLERİ ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
İçindekiler
1. GİRİŞ 2
2. POLİTİKA’NIN AMACI 2
3. POLİTİKA’NIN KAPSAMI 2
4. TANIMLAR 2
I. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASI 3
1. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Genel İlkeler 4
2. Genel Nitelikte Kişisel Verilerin İşlenme Şartları 5
3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları 6
4. Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları 7
4.1.Genel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması 7
4.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılma Şartları 8
II. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ BAKIMINDAN AYDINLATMA VE İLGİLİ KİŞİNİN KANUNDA YER ALAN HAKLARI 10
1. İlgili Kişinin Aydınlatılması 10
2. İlgili Kişinin Kanunda Yer Alan Hakları 11
II. POLİTİKA VE KANUNUN TAMAMEN VEYA KISMEN UYGULANMAYACAĞI HALLER 13
1. GİRİŞ
CCN Servis İşletme Ve Yönetim Hizmetleri Anonim Şirketi (Bundan sonra “Şirket” olarak anılacaktır.) için kişisel verilerin korunması büyük bir öneme haizdir. Ortaklarımızın, müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, Şirket yetkililerinin, iştirak şirketleri çalışanlarının, birlikte çalıştığımız şirket çalışanlarının, hissedarlarının, yetkililerinin, ziyaretçilerimizin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerini korunmasında büyük hassasiyet gösterilmektedir.
T.C. Anayasası’nın 20. maddesinde tanındığı üzere, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar. Kişisel veriler, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilir.
Şirket faaliyetleri ya da gereklilikleri doğrultusunda kişisel verilerini işlediğimiz, Ortaklarımızın, müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, Şirket yetkililerinin, iştirak şirketleri çalışanlarının, birlikte çalıştığımız şirket çalışanlarının, hissedarlarının, yetkililerinin, ziyaretçilerimizin ve üçüncü kişilerin, Anayasal bir hak olan “Kişisel Verilerin Korunması” hakkının korunması ve geliştirilmesi bir kurum politikası olarak benimsenmiştir. İşbu Politika ile kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda Şirket tarafından benimsenen ilkeler ortaya konulmaktadır.
2. POLİTİKA’NIN AMACI
Bu Politika, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na( Bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır.), Kişisel Veri Koruma Kurulu kararlarına ve ikincil mevzuata uyum sağlanması için tüm Şirket kapsamında faaliyetlerin uyumlu şekilde yürütülmesini temin etmek amacıyla hazırlanmıştır.
Ayrıca Şirket tarafından kişisel verilerin işlenmesi ve güvenliğinin sağlanması amacıyla yürütülen faaliyetler, alınan önlemler ve Şirket ilkeleri konusunda, kişisel verileri işlenen ilgili kişilerin en şeffaf şekilde bilgilendirilmesi hedeflenmektedir.
3. POLİTİKA’NIN KAPSAMI
Bu politika, ilgili kişilere ait kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işleme ve kişisel verilerin güvenliği için alınan idari ve teknik önlemlere ilişkindir.
4. TANIMLAR
Bu politikada geçen,
a. Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
b. Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
c. İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
d. İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,
e. İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
f. Kanun: 24/3/2016 tarihli ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
g. Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
h. Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
i. Kişisel veri işleme envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,
j. Kişisel veri saklama ve imha politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı,
k. Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu
l. Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
m. Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
n. Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini,
o. Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi
p. Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
q. Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
r. ifade eder.
I. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASI
1. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Genel İlkeler
Şirketimiz tarafından kişisel veriler, Kanun’da ve bu Politika’da öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenir. Şirketimiz kişisel verileri işlerken Kanun’un 4. maddesiyle düzenlenmiş olan aşağıdaki ilkelere uygun hareket eder.
a. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma
Şirketimiz kişisel verileri, ilgili mevzuata ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun olarak işler ve bu sınırlar içerisinde kullanır. Bu kapsamda Şirketimiz kişisel veri işlenirken ilgili kişinin çıkarları ile makul beklentilerini dikkate alır ve ilgili kişi için söz konusu veri işleme faaliyetinin şeffaf olmasına özen gösterir.
b. Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma
Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlar. Bu kapsamda verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması, doğruluğunun teyit edilmesi, güncellenmesi gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi gibi hususları özenle dikkate alır. Şirketimiz ilgili kişinin bilgilerinin doğru ve güncel olmasını temin edecek kanalları açık tutar.
c. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme
Şirketimiz, kişisel verileri meşru amaçlar doğrultusunda işler ve açık ve kesin olarak belirlenen veri işlenme amacını ilgili kişilerle paylaşır. Amacın meşru olması, Şirketimizin işlediği kişisel verilerin, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetlerle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelir. İlgili kişilere yapılan aydınlatmalarda ve alınan açık rızalarda ilgili kişilerden alınan verilerin hangi amaçlarla işlendiği açık ve net olarak belirtilir.
d. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Şirketimiz, işlenen kişisel verilerin, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olması ve söz konusu amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmemesi sağlanır. Bu kapsamda Şirketimiz tarafından sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik veri işleme yoluna gidilmemektedir.
e. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme
Şirketimiz, ilgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre bulunması halinde bu sürelere uyar; aksi durumda kişisel verileri, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Kişisel verilerin saklanma süresi Şirketimizce yürütülen iş veya hizmetin yahut elde edilen verinin niteliğine göre değişiklik göstermektedir. Şirketimiz tarafından bir kişisel verinin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, söz konusu verinin imha yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk 6 aylık periyodik imha döneminde imha edilir.
2. Genel Nitelikte Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Şirketimiz, kural olarak, kişisel verileri ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlemez. Ancak Kanun’un 5/2. maddesinde öngörülen aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verileri işlenebilecektir.
a. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
Şirketimiz kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini açık rızaları olmasa dahi kanunların açıkça öngördüğü hallerde işleyebilir. Örneğin Çalışanlarımız’ın kişisel verilerinin İş Hukuku mevzuatı uyarınca işlenmesi bu kapsamda değerlendirilecektir.
b. Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Rızasını Açıklayamayacak Durumda Bulunan veya Rızasına Hukuki Geçerlilik Tanınmayan Kişinin Kendisinin ya da Bir Başkasının Hayatı veya Beden Bütünlüğünün Korunması için Zorunlu Olması
Şirketimiz tarafından ilgili kişinin içinde bulunduğu fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamadığı ya da açıklanan rızanın geçerli olmadığı hallerde, kişilerin hayatının veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel veriler açık rıza olmadan işlenebilir. Örneğin kişinin şuurunun yerinde olmadığı veya akıl hastası olması sebebiyle rızasının geçerli olmadığı bir durumda, hayat veya beden bütünlüğünün korunması amacıyla, tıbbi müdahale yapılması sırasında ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir. Bu kapsamda hürriyeti kısıtlanan bir kişinin yerinin belirlenmesi amacıyla kendisinin taşımakta olduğu telefon, bilgisayar veya diğer teknik bir araç üzerinden kişisel verilerinin işlenmesi ilgili kişinin açık rızasına tabii değildir.
c. Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan Doğruya İlgili Olması Kaydıyla, Sözleşmenin Taraflarına Ait Kişisel Verilerin İşlenmesinin Gerekli Olması
Şirketimiz tarafından bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla ilgili olarak kişisel veriler işlenebilecektir. Örneğin, yapılan bir sözleşme gereği paranın ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarası alınabilecektir.
d. Şirketimizin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Zorunlu Olması
Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için kişisel verilerin işlenmesi zorunlu ise, ilgili kişilerin açık rızası olmaksızın gerekli kişisel veriler Şirketimizce işlenebilecektir. Örneğin Şirketimiz tarafından vergi denetimi sırasında Çalışanlarımıza veya Müşterilerimize ait bilgiler ilgili kamu görevlilerinin incelemesine sunulabilecektir.
e. İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Olması
Şirketimiz tarafından ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan ve böylece herkes tarafından bilinebilecek hale gelen kişisel verileri, bu tür verilerin işlenmesinde, korunması gereken hukuki yararın ortadan kalktığı kabulüyle işlenebilir.
f. Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Şirketimiz hukuken meşru bir hakkın kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olduğu hallerde ilgili kişilerin kişisel verilerini açık rıza aramaksızın işleyebilir.
g. İlgili Kişinin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Kaydıyla, Şirketimiz Tarafından Meşru Menfaatleri İçin Veri İşlenmesinin Zorunlu Olması
Şirketimiz, ilgili kişilerin Kanun ve Politika kapsamında korunan temel hak ve özgürlerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerinin temini için kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda ilgili kişilerin kişisel verilerini işleyebilir. Şirketimiz, kişisel verilerin korunmasına ilişkin temel ilkelere uyulması ve Şirketimiz ile ilgili kişilerin menfaat dengesinin gözetilmesi konusunda gerekli hassasiyeti göstermektedir.
h. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenmesine açık rızanın alınması Şirket önceliğidir. Bu nedenle kişisel verilerini işlediğimiz ilgili kişilerin açık rızalarını fiziki ve elektronik ortamda almak için gerekli yöntemler geliştirilmiştir.
İlgili kişilerin, kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin rızalarını alınmadan önce KVKK’nın 10. maddesi doğrultusunda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmekte, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür irade ile açık rızalarının alınması sağlanmaktadır.
3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
KVKK ile bazı kişisel verilere, ayrımcılık potansiyeline sahip olmaları ve hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine yol açabilecekleri gözetilerek özel önem verilmiş ve bu veriler “özel nitelikli kişisel veri” olarak adlandırılmıştır.
Hangi verilerin özel nitelikli kişisel veri olduğu Kanun’un 6. maddesinde sayılmıştır. Buna göre, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.
Şirket, KVKK’nın özel önem atfettiği söz konusu “özel nitelikli kişisel verilerin” işlenmesinde özel bir hassasiyet göstermektedir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara, Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özeli nitelikli kişisel veri güvenliği konularında eğitim verilmekte, gizlilik sözleşmeleri imzalatılmakta, verilere erişim yetkisi kısıtlanmakta, görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alanlardaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır.
Özel nitelikli kişisel verilerin muhafaza edildiği elektronik ortamlarda gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtları güvenli olarak loglanmakta, verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri sürekli şekilde takip edilmekte ve gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılarak, test sonuçları kaydedilmektedir. Özel nitelikli kişisel verilerin muhafaza edildiği fiziksel ortamlarda yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, söz konusu ortamlara yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
Söz konusu verilerin işlenmesi için ilgili kişilerin açık onayı Kooperatifimizin önceliğidir. Kooperatif tarafından, özel nitelikli kişisel veriler, veri süjesinin açık rızası olmaması halinde ancak KVKK’da belirlenmiş olan aşağıdaki istisnai durumlarda işleyebilecektir;
Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
4. Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları
4.1.Genel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması
Şirketimiz kişisel verileri işleme amaçları doğrultusunda gerekli gizlilik koşullarını oluşturarak ve güvenlik önlemlerini alarak ilgili kişilerin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere Kanuna uygun olarak aktarabilir. Şirketimiz kişisel verilerin aktarılması sırasında Kanun’da öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan, Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri üçüncü kişilere;
• İlgili kişinin açık rızası var ise,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
• İlgili kişinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve ilgili kişi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
• Şirketimizin kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
• aktarabilir.
4.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılma Şartları
Şirketimiz, ilgili kişilerin özel nitelikli kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenin ilkelere uygun bir şekilde üçüncü kişilere aktarabilmektedir.
Özel nitelikli kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmasında ilgili kişinin onayının alınmasına hassasiyet gösterilmekte ve yeterli teknik ve idari önlemler alınarak özel nitelikli kişisel veriler yurtiçinde aktarılmaktadır. Ancak aşağıda belirtilen hallerin mevcut olması durumunda yeterli teknik ve idari önlemler alınarak, ilgili kişinin açık rızası bulunmadan da özel nitelikli kişisel verilerin aktarılması söz konusu olabilmektedir;
• Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, kanunlarda öngörülen hâllerde,
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.
Genel Nitelikteki Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılma Şartları:
• Şirketimiz kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alarak ilgili kişilerin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarabilir. Şirketimiz hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
• Kişisel veriler, ilgili kişi tarafından alenileştirilmiş ise,
• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi,
tarafından kişisel veriler; Kanun’un 9. maddesi ışığında Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu yabancı ülkelere aktarılabilir.
Şirketimiz, ilgili kişilerin kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenin ilkelere uygun bir şekilde yurtdışına aktarabilmektedir.
Veri süjesinin açık rızası olmaması halinde ise, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması veya kişisel verinin aktarılacağı veri sorumlusunun yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nun izninin bulunması şartıyla, aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde kişisel verilerinin yurtdışına aktarılması mümkündür:
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılma Şartları
Şirketimiz, ilgili kişilerin kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenin ilkelere uygun bir şekilde yurtdışına aktarabilmektedir.
Verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması veya kişisel verinin aktarılacağı veri sorumlusunun yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nun izninin bulunması şartıyla, aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde ilgili kişinin açık rızasına ihtiyaç duyulmadan, kişisel verilerinin yurtdışına aktarılması mümkündür:
• Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, kanunlarda öngörülen hâllerde,
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.
BİNA VE TESİSLERDE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMİNE İLİŞKİN VERİLER
Şirket bina ve tesislerinde, çalışanlara ve misafirlere internete erişim imkanı sağlanmaktadır. İnternet erişimini kullanmak isteyen çalışan ve misafirin, ad soyadı, telefon numarası, T.C. kimlik numarası ile giriş yaptığı internet siteleri ve saat bilgileri, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yolu İle İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve bu Kanun’a dayanılarak çıkarılan İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik gereğince yasal bir zorunluluk olarak saklanmaktadır.
Saklanan kayıtlar, yetkili kurum ve kuruluşların talep etmesi halinde yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi için hukuken yetkili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılabilecektir.
Güvenlik Kameraları İle Bina ve Tesislerin İzlenmesi
Şirket tarafından, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili yasal mevzuata uygun bir şekilde kamera ile izleme faaliyetleri yürütülmektedir. Güvenlik kameraları aracılığı ile kayıt altına alınan kişisel veriler sadece güvenlik amacı ile işlenmekte, KVKK’da öngörülen kişisel veri işleme ilkeleri ve şartlarına riayet edilmektedir.
Kişi temel hak ve özgürlüklerini ve özel hayatın gizliliğini ihlal etmemek için gerekli hassasiyet gösterilmekte ve Şirket güvenliğinin sağlanması ve meşru menfaatlerinin korunması amacı ile ilgili kişilerin haklarının korunması arasında denge kurulmaktadır.
Bu doğrultuda güvenlik kameraların konumlandırılması, sayısı ve kayıt süresi belirlenirken güvenliği sağlamak için yeterli olacak şekilde planlama yapılmaktadır. Özel hayatın gizliliği teşkil edebilecek alanlarda güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti yürütülmemektedir.
Şirket bina ve tesislerde görünebilir alanlarda, güvenlik kamerası ile 7 gün 24 saat izleme yapıldığı ve görüntülerin kaydedildiği bildirimi asılarak, ilgili kişilerin veri işleme süreci hakkında aydınlatılması sağlanmaktadır.
Şirket, güvenlik kameraları ile kaydedilen kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için gerekli idari ve teknik güvenlik önlemlerini almaktadır. Kayıt altına alınan görüntülere sadece sınırlı sayıda Şirket çalışanı tarafından erişim sağlanabilmektedir.
Şirket Bina ve Tesislerine Ziyaretçi Girişleri
Şirket, güvenliğin sağlanması amacıyla, şirket binası ve tesislerine girişlerde, ziyaretçi giriş çıkışlarını takip edebilmek için veri işleme faaliyeti gerçekleştirmektedir. Bu kapsamda ziyaretçilere ait isim-soy isim bilgisi, araç plaka bilgisi vb. kişisel veriler, bina ve tesis güvenliğini sağlamak amacı belirli süre saklanabilmekte ve sadece bu amaç için kullanılabilmektedir.
Şirket, KVKK’nın 10. Maddesi uyarınca, veri sorumlusu sıfatı ile aydınlatma yükümlüğünü yerine getirmekte ve ilgili kişileri bu konuda bilgilendirmektedir. Bina ve tesislerde görünebilir alanlarda, güvenlik amacı ile ziyaretçilerin kişisel verilerinin işlendiğine dair bildirimler asılarak, ilgili kişilerin veri işleme süreci hakkında aydınlatılması sağlanmaktadır.
İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİNE AİT KİŞİSEL VERİLER
Şirkete ait internet sitelerinin bazılarında, bu siteleri ziyaret eden kişilerin bilgileri teknik vasıtlar ( cookies gibi) ya da üyelik aşamasında ziyaretçi tarafından paylaşılması sureti ile kaydedilebilmektedir.
Şirkete ait internet sitelerinde, kişisel verilerin ne şekilde ve hangi amaç ile elde edildiğine dair KVKK’nın 10. Maddesi kapsamında “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni” yayınlanmış ve ziyaretçiler bu konuda bilgilendirilmiştir.
II. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ BAKIMINDAN AYDINLATMA VE İLGİLİ KİŞİNİN KANUNDA YER ALAN HAKLARI
1. İlgili Kişinin Aydınlatılması
Şirketimiz, Kanun’unun 10. maddesine ve 10.03.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ hükümlerine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini –ilgileri kişileri aydınlatmaktadır. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin detaylı bilgiye ulaşmak için “www.ccngroup.com.tr” adresinde yer alan Aydınlatma Metnini inceleyebilirsiniz. Bu kapsamda yukarıda da ifade edildiği üzere varsa, Şirket temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişinin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır.
2. İlgili Kişinin Kanunda Yer Alan Hakları
Şirketimiz, Kanun’un 11.maddesi ile 10.03.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca size haklarınızı bildirmekte; söz konusu hakların nasıl kullanılacağına dair yol göstermekte ve tüm bunlar için gerekli iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri gerçekleştirmektedir. Şirketimiz, Kanun’un 11.maddesi uyarınca ilgili kişilere;
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kanun’un 11. maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarının olduğunu açıklar.
Kanun’un uygulanmasıyla ilgili taleplerinizi www.ccngroup.com.tr adresinden ulaşabileceğiniz
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu İlgili Kişi Başvuru Formu’nu kullanarak başvuru formunda açıklanan yöntemlerle iletebilecektir. Şirketimiz, Kanun’un 13/2. maddesi gereğince kendisine iletilen talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak söz konusu işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Şirketimiz, talebinizi kabul edebileceği gibi gerekçesini açıklayarak reddedebilir; cevabını yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunmanız veya başvurunuza süresi içerisinde cevap verilmemesi hallerinde; cevabımızı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunma hakkına sahipsiniz.
KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda öncelikle Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerin neler olduğunun tespitine dair bir çalışma gerçekleştirilmiş, işlenen kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı da gözetilerek, bu verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek riskler belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik gerekli teknik ve idari tedbirler uygulamaya konmuştur.
Kişisel veri güvenliğinin sağlanması için, kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde açıklanması ve paylaşılmasının önüne geçebilmek ve KVKK’ya yönelik farkındalık yaratabilmek amacıyla, personele ve yöneticilere düzenli olarak eğitimler verilmektedir.
Ayrıca kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan çalışanlardan, iş süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik anlaşmalarını imzalamaları istenmekte, çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine aykırı hareket ettiklerinin tespiti halinde gerekli disiplin süreci yürütülmektedir.
Şirket tarafından veri işleme süreçlerine dahil olan kişisel verilere personel bazında erişim sınırlandırması yapılmış, sınırlı sayıda personele yürüttükleri iş süreçleri ile ilgili olan kişisel verilere erişim yetkisi tanınmıştır. Personel tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri kayıt altına alınmaktadır. Şirket genelinde kişisel verilerin erişim hususunda “İzin Verilmedikçe Her Şey Yasaktır” ilkesine riayet edilmesine özen gösterilmektedir.
Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesinin ve kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesinin önüne geçmek için, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin süreçlerin takibi ve denetimi için teknik sistemler kurulmuştur. Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek için düzenli iç denetimler gerçekleştirilmektedir.
Kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesini engellemek ve güvenli ortamlarda saklanmasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyine sahip teknik yöntemler kullanılmakta ve söz konusu yöntemler gelişen teknolojiye uygun şekilde güncellenmektedir.
Şirket veri kayıt sistemine içeriden ya da dışarıdan bir saldırı olması halinde, bu durumun erken fark edilmesi ve erken müdahale edilebilmesi için, bilişim ağlarında hangi yazılım ve servislerin çalıştığı ve bilişim ağlarında sızma veya olmaması gereken bir hareket olup olmadığı düzenli şekilde kontrol edilmekte, tüm kullanıcıların işlem hareketleri düzenli olarak tutulmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ
Şirket, KVKK’nın 7. Maddesi gereğince, yasal mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi halinde kişisel verileri resen veya veri süjesinin talebiyle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Fiziksel ortamlarda muhafaza edilen kişisel veriler, veri işleme amacının gerçekleşmesi ya da mevzuatta öngörülen süresinin bitmesi halinde, re’sen ya da ilgilinin talebi üzerine, silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.
Dijital veri kayıt sistemlerinde kaydedilen kişisel veriler, veri işleme amacının gerçekleşmesi ya da mevzuatta öngörülen süresinin bitmesi halinde, re’sen ya da ilgilinin talebi üzerine, silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.
KVKK gereğince anonimleştirilmiş kişisel veriler, KVKK uygulanmamaktadır. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi halinde kişisel verileri resen veya veri süjesinin talebi akabinde, anonimleştirilebilir. Anonimleştirilmiş kişisel veriler, araştırma, istatistik ve planlama gibi amaçlarla kullanılabilir, süresiz şekilde saklanabilir ve yurtiçi ve yurtdışına aktarılabilir.
Kişisel verilerin imhasına ilişkin olarak “Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası” hazırlanmış ve Şirket internet sitesinde ilan edilmiştir.
II. POLİTİKA VE KANUNUN TAMAMEN VEYA KISMEN UYGULANMAYACAĞI HALLER
Bu Politika ve Kanun hükümleri Kanun’un 28/1. maddesi gereğince aşağıdaki hâllerde uygulanmayacaktır:
• Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Bu Politika’nın ve Kanun’un amacına ve temel ilkelerine uygun ve orantılı olmak kaydıyla veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü düzenleyen 10., zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. ve Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünü düzenleyen 16. maddeleri, Kanun’un 28/2. maddesi gereğince aşağıdaki hâllerde uygulanmayacaktır:
• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.